Verwaltungsassistent/in 40%

Der Zusammenschluss der fünf Fächer Japanologie, Sinologie, Gender Studies, Indologie und Islamwissenschaft dient der asien- und orientbezogenen Forschung und Lehre an der Universität Zürich. Aufgabe der Stelle ist vorwiegend die Betreuung der Abteilungen Japanologie und Sinologie.

 

Aufgabenbereich:

Als Verwaltungsassistent/-in unterstützen Sie die Professorin und die Professoren der Ostasienwissenschaften sowie die Mitarbeitenden in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Zu Ihren Aufgaben zählen:

1. Organisation von Veranstaltungen und Kongressen (inkl. Catering) und Erstellung der Schlussabrechnungen

2. Organisation von Reisen (inkl. Hotel und Flugbuchungen) und Sitzungen

3. Spesenabrechnungen, Zahlungsaufträge, Kontierung von Rechnungen

4. Stellvertretende/r Personalverantwortliche/r für die Ostasienwissenschaften

5. Gebäudeverwaltung: Schlüsselberechtigungen und Gebäudezugang, Telefonie, Raumbeschriftungen und Gebäudezugang, Mobiliar, Parkkarten

6. Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Auskünfte, Verwaltung Adressdatenbank, Postempfang und Versand, Telefondienst u.ä.)

7. Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit (Versände, Webpage u.ä.)

 

Beschäftigungsgrad: ca. 40%

Anforderungen: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erwünscht, einschlägige Arbeitserfahrung von Vorteil; selbständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; gutes organisatorisches Geschick; hohe Sozialkompetenz und Flexibilität

Sprachkenntnisse: stilsicheres Deutsch, sehr gutes Englisch

Computerkenntnisse: gute EDV Anwenderkenntnisse der Standard-Office-Programme; SAP Kenntnisse von Vorteil (hier besteht auch die Möglichkeit zur internen Schulung)

 

spezielle Anforderungen: Eine gute, kollegiale Zusammenarbeit mit der anderen Verwaltungsassistentin, mit der Sie sich das Büro im Job-Sharing teilen, ist essentiell. Freude am Kontakt mit Professor/innen, Assistierenden, Studierenden, universitären Stellen sowie am allgemeinen Publikumsverkehr.

 

Wir bieten: Wir bieten eine abwechslungsreise, verantwortungsvolle Tätigkeit und ein angenehmes Arbeitsklima im universitären Umfeld sowie einen zentral gelegenen Arbeitsplatz.

Stellenantritt: 1. März 2019 oder nach Vereinbarung

 

Auskunft erteilt: Frau Princz oder Frau Löher unter eas.office@aoi.uzh.ch oder Telefon 044 634 31 81.

 

Bewerbungen: Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen schicken Sie bitte in Form einer (einzigen) PDF-Datei an: eas.office@aoi.uzh.ch

 

Bewerbungsfrist:

15.1.2019